Elle est arrivée, avec la fin de l’été et la rentrée des classes, la nouvelle version d’Heredis, millésimée 2019. Pour avoir un résumé des principales nouveautés de cette version, lisez l’article de Jimbo.

Aujourd’hui, je vous propose une mise en avant d’une fonctionnalité que je réclame depuis bien longtemps : la possibilité d’extraire rapidement des informations de notre base de données généalogique et de les exporter facilement vers un tableur. Je le réclamais, je bidouillais pour obtenir des résultats approximatifs, je me plaignais et cette fois, Heredis l’a fait et nous le met à disposition. A titre personnel, cette nouveauté vaut totalement le prix de la mise à jour 2019. Heredis a nommé cette fonctionnalité Listes paramétrables. 

Un petit exemple pour comprendre à quoi ça peut servir ?

Prenons un exemple dans un projet sur lequel je travaille et que je compte utiliser dans le prochain ChallengeAZ en novembre : l’analyse du recensement de la commune de Latillé pour l’année 1911.

Dans Heredis, j’ai totalement indexé ce recensement, et j’ai quasiment reconstitué l’identité de la totalité de la population, sauf pour une cinquantaine d’individus, la plupart domestiques, sans liens précis, et qu’il est compliqué de retrouver avec certitude. J’ai également retrouvé la date et le lieu de mariage de toutes les personnes mariées ou veuves inscrites sur ce recensement. C’est bien beau, mais pour aller plus loin et faire des analyses pertinentes, des statistiques, des cartes, de belles infographies, l’utilisation du tableur pour traiter les données est incontournable. La semaine dernière encore, je me lamentais de devoir faire plusieurs extractions différentes, et d’avoir à beaucoup bidouiller. Aujourd’hui, je peux extraire deux listes différentes, précises, avec les informations qui m’intéressent et les envoyer simplement vers mon tableur.

Je commence par une extraction à partir de la Recherche intelligente – un outil à apprivoiser de toute urgence si vous ne l’utilisez pas encore.

La recherche intelligente me donne deux types de listes : une liste individus, une liste évenements. C’est ici à partir de la liste Individus que je vais travailler. Cette liste reprend tous les individus, qui dans ma base de données sont recensés à Latillé en 1911, ont ou ont eu un conjoint, et dont le mariage a eu lieu au plus tard en 1911, c’est à dire toutes les personnes qui dans le recensement de Latillé de 1911 sont mariées ou veuves à la date grosso modo du recensement.

La liste de base correspond à ce que vous voyez à l’écran : Nom – Prénoms – Date et lieu de naissance, date et lieu de décès éventuel. Basique, mais avec ca, impossible de faire une analyse quelconque.

Je vais donc « éditer la liste ».

Dans un premier temps, ma liste paramétrable est basique, mais indique quelques champs supplémentaires : l’identité du conjoint, la date et le lieu du mariage, et le numéro éventuel du Sosa.

Ce qui me plairait, c’est d’avoir le nom des parents, leur date de décès, d’avoir la date et le lieu du mariage dans deux colonnes différentes, d’avoir l’age des conjoints au mariage. Les indications sur le décès de l’individu, et le fait qu’il soit un sosa ou non ne m’intéressent pas. Je vais dans cette liste faire les modifications qui m’intéressent.

Pour supprimer une colonne – ou pour modifier son intitulé – il suffit de cliquer sur les 3 points à droite de chaque colonne.

Voici à quoi ressemble ma liste après les suppressions.

Maintenant, je vais ajouter des champs, grâce à l’onglet Ajouter de la barre d’outils.

Voici les rubriques qui sont proposées quand on part d’une liste d’individus. Celles correspondant à une liste d’événements sont un peu différentes, et on ne peut actuellement pas lier les deux listes – du moins je n’ai pas trouvé comment faire pour l’instant.

Pour chacun des individus, je vais ajouter différentes informations, par exemple le nom et prénom de son père, sa date de décès éventuelle.

Voici à quoi ressemble le résultat de ma liste paramétrable, une fois ajoutés les champs dont je pense avoir besoin pour l’exploitation des données.

A ce stade, il est souhaitable d’enregistrer le modèle, pour une utilisation ultérieure.

Il suffit ensuite de transférer automatiquement les données vers Excel, ou un fichier .cvs, à l’aide du bouton correspondant dans la barre d’outils, et je dispose maintenant d’un fichier sous tableur que je vais pouvoir exploiter comme je l’entends.

Quelles utilisations envisager ?

Toutes les données que vous avez saisies dans votre base de données peuvent maintenant assez facilement être mises en forme pour présenter différemment votre généalogie, ou les indexations faites.

Je prévois par exemple de transformer en relevés les indexations que j’ai faites sur la commune de Latillé des registres d’état civil, des registres matricules ou des recensements. Jusqu’à présent, je n’avais pas trouvé le moyen de le faire de façon smple, et tout resaisir dans un tableur n’était pas à mon sens une solution.

J’ai l’intention de faire quelques infographies à partir des données recueillies sur Latillé, que je compte publier pendant le ChallengeAZ, mais je n’avais pas encore trouvé comment extraire facilement les données que j’avais saisies dans Heredis. A vrai dire, j’envisageais même de renoncer. J’ai désormais en main un outil qui devrait beaucoup me simplifier la tâche.

Cerise sur le gâteau, si vous avez correctement utilisé les lieux dans Heredis, ces lieux sont géolocalisés, et vous pouvez envisager de faire assez facilement de belles cartographies pour illustrer votre généalogie ou vos recherches.

Sur son blog, Isabelle, généalogiste professionnelle, vous propose elle aussi une autre utilisation de ces listes paramétrables, comme aide mémoire lors de vos recherches en archive. Vous le voyez, les possibilités de ces listes vont être nombreuses, à nous de trouver celles qui nous correspondent ou nous aident dans notre pratique au quotidien.

Je viens juste de mettre la main sur cet outil, depuis à peine 48 heures, je vais continuer à l’étudier et l’apprivoiser, mais dès à présent je suis satisfaite qu’Heredis nous donne enfin accès à un outil de gestion de base de données efficace et facile à prendre en main. N’hésitez pas, si vous avez installé Heredis 2019, lancez vous.