Vers une organisation pérenne

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Il y a environ un an, Jimbo nous proposait sur son blog un article expliquant comment il avait choisi d’organiser ses sources généalogiques. A l’époque, je cherchais une organisation qui me convienne et qui puisse résister au temps et à ma façon de travailler. J’avais déjà plusieurs fois changé de façon de faire, et je ne trouvais rien qui me convienne vraiment. La plupart de mes sources sont numériques, je n’ai qu’assez peu de papier, qui vient soit de documents familiaux anciens, donc précieux, soit des papiers collectés avant que je débute mes recherches par mon père, ma mère et ma soeur, soit des documents reçus des mairies. Tout le reste, que ce soit bien sûr les recherches que je fais sur internet, ou les documents que je trouve moi même aux archives, est sous format numérique.

La façon dont on organise sa généalogie dépend forcément du logiciel qu’on utilise. C’est comme ça, demandez aux utilisateurs de SAP, logiciel de gestion intégrée pour grosses entreprises, ce que la mise en place a changé dans leur travail, tout le monde vous le dira. Une même tâche est encore malheureusement souvent fortement impactée dans sa réalisation par le logiciel qui va permettre de l’enregistrer dans la base de données concernée. J’utilise Heredis pour Windows, qui par défaut attache une source à un événement. Par exemple, l’acte concernant un mariage va générer une occurrence Source dans le dictionnaire des sources d’Heredis, et cette source sera ensuite liée à plusieurs événements mentionnés dans l’acte : mariage, naissance des protagonistes, décès des parents, domicile des témoins, …. En résumant, je vais dire qu’un acte va automatiquement être lié à une source. Si on laisse Heredis créer la source lui même, c’est d’ailleurs ainsi que le logiciel fonctionne.

Comme Jimbo, j’utilisais l’année dernière le principe : un acte = une source indépendante créée dans Heredis, cette source pouvant s’appliquer à plusieurs événements différents dans le logiciel. Donc chaque fois que je trouvais un acte que je souhaitais garder, je le sauvegardais sur le disque dur de mon ordinateur, en lui attribuant un nom du type AAAAMMJJ_Nom_Evenement, et je le classais dans un sous répertoire au nom du Sosa concerné, ou le plus proche.

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Les noms que je donnais aux fichiers n’étaient pas homogènes, et le classement à partir des Sosa laissait fortement à désirer. Et puis cerise sur le gâteau, non seulement le nombre de mes sources dans Heredis  augmentait sérieusement, mais en plus si je voulais savoir si j’avais déjà travaillé sur tel ou tel registre et ce que j’y avais trouvé, c’était un peu compliqué.

Modifier mon organisation me faisait peur, très peur, parce que je partais pour des mois, peut être des années, de mise à niveau.

Je me suis malgré tout lancé, en reprenant à mon compte le principe de Jimbo : une source = un registre ou un ensemble de registres et en appliquant le principe des petites touches préconisées par la Gazette des Ancêtres : j’allais utiliser immédiatement une nouvelle façon d’organiser mes fichiers et de gérer mes sources, et je retraiterais l’existant par petites étapes, plus tard, au fur et à mesure de mes recherches, ou quand j’aurais un peu de temps, mais le cerveau trop fatigué pour lire de vieux registres à l’encre passée.

 

Les bases de mon organisation actuelle
  • Une sauvegarde permanente sur le cloud

Tous mes fichiers généalogiques, y compris la sauvegarde automatique de mon logiciel Heredis, sont stockés sur un compte Dropbox, dans lequel je garde aussi de nombreux fichiers personnels, auxquels je peux ainsi accéder par tous mes appareils, ordinateur de maison, Ipad, téléphone mobile, ou directement sur internet le cas échéant. J’ai hésité avant d’utiliser Dropbox, mais après reflexion la perte de mes données me serait plus préjudiciable que le fait hypothétique que la NSA ou les grandes oreilles de la France y mettent leur nez. Avec Dropbox, mes fichiers sont stockés à la fois sur mon ordinateur – et donc accessibles même si ma connection internet est en panne – et sur les serveurs de Dropbox avec une mise à jour constante et immédiate dès que j’y apporte un changement. Je suis tellement satisfaite du service que j’ai cassé ma tirelire pour prendre un abonnement payant – pour le prix de trois séances de cinéma par an – grâce auquel j’ai droit à un quota de 1TO.

  • Une arborescence par nature

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Vous noterez que j’ai créé deux répertoires au niveau de mes photos de famille. En effet, je les scanne en haute résolution et en Tiff, mais ce format ne me permettait pas de les intégrer ensuite dans Heredis, où je peux maintenant les identifier. Donc je conserve les scans originaux dans le répertoire Photos_famille, puis j’en fais via Photoshop, dont j’ai par abonnement mensuel la dernière version sur mon PC, une copie en format Jpeg moins volumineuse, que je peux ensuite intégrer dans Heredis. A priori, cette organisation semble pour l’instant me convenir.

  • Des sources classées par type de sources

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J’ai créé plusieurs répertoires, correspondant aux différents types de sources avec lesquels je peux travailler, et des répertoires « tampons » pour stocker provisoirement les fichiers sur lesquels je n’ai pas encore travaillé. Le but est que la totalité de mes fichiers de références généalogiques soient stockés au même endroit sur mon disque dur.

Mes répertoires principaux sont les suivants :

l’état civil, bien sûr, dans lequel j’intègre aussi les registres paroissiaux. J’y classe tous les actes en utilisant une façon unique de nommer les fichiers :

AAAA_MM_JJ_Evenement_Nom_Prenom_Archives_Lieu

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Quand je transcris un acte, j’utilise le même nom de fichier, et je reporte ce nom de fichier dans les notes de l’événement dans Heredis.

les recensements, pour lesquels j’utilise un nomage de fichiers ressemblant, du type

AAAA_REC_Nom_Prenom_Archives_Lieu

les dossiers militaires, avec principalement deux dénominations possibles

 

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pour les fiches matricules que je télécharge

Classe_MAT_Matricule_Nom_Prenom_Archives_Bureau de recrutement

pour les fichiers de Morts pour la France que je conserve

AAA_MM_JJ_MPF_Nom_Prenom_Lieu

Pour certains dossiers volumineux, trouvés au SHD, par exemple le dossier d’officier de mon grand père, je crée un répertoire spécifique, en lui donnant le nom de l’ancêtre concerné.

les actes notariés, classés selon les cotes dans les archives concernées, même si je ne suis pas totalement persuadée que ce soit vraiment la bonne façon de les classer, puisque le patronyme concerné n’apparait nulle part dans le classement internet. Il est probable que je fasse encore quelques ajustements sur la gestion des fichiers issus de ce type de sources. L’intégration du patronyme dans le nom donné au fichier est important, puisqu’il va me permettre de faire des recherches directement dans mon ordinateur – sur un nom, sur une date, sur un lieu – et d’avoir à l’écran tous les fichiers comportant le critère indiqué. C’est une fonctionnalité de base de l’explorateur de fichiers que je n’exploitais pas assez auparavant dans ma généalogie.

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  • Une modification de l’utilisation de la base des Sources dans Heredis

Avant, mes sources dans Heredis ressemblaient à ça

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Ci dessus, pour chaque événement trouvé dans le registre de Beaulieu 1770-1792, j’avais une source différente.

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Dorénavant, pour chaque commune, je n’ai qu’un seul titre de source , « Etat Civil Commune » et autant de documents qu’il y a de registres disponibles dans cette commune. Pour la liste ci dessus, reprenant 11 actes trouvés dans le registre des BMS de Beaulieu sous Parthenay 1770-1792, j’avais 11 sources différentes. Désormais je ne vais en avoir qu’une seule.

Voici par exemple les sources concernant Latillé dans Heredis, puisque j’ai enfin fini de remettre à jour toute ma base concernant cette commune.

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Toutes les informations complémentaires, que j’indiquais auparavant au niveau de la source, sont maintenant indiquées dans la note de l’événement.

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J’indique dans la note le nom que j’ai donné à mon fichier numérique reprenant l’image de la source, que je vais pouvoir trouver facilement dans le répertoire Etat Civil sur mon disque dur – ou sur Dropbox si je suis loin de l’ordinateur. Si j’ai transcris l’acte, je l’ajoute aussi au niveau de la note, à la suite de la source.

Quand j’exporte mon GEDCOM sur Geneanet, j’exporte également les notes, et toutes les informations concernant les sources de mes recherches sont donc accessibles aux visiteurs de mon arbre en ligne.

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  • Une utilisation simplifiée

J’utilise les capacités de recherche de fichier incluses dans Windows pour retrouver un acte qui m’intéresse. Tous les actes du même type dont j’ai une copie sont classés chronologiquement, ce qui peut également conduire à de nouvelles découvertes, ou des mises en parrallèle de différentes branches de mon arbre. Si je cherche un acte concernant le patronyme Billard par exemple, la recherche va me ramener tous les actes que j’ai sauvegardés. C’est pour cela que j’ai supprimé le classement par Sosa qui ne m’apportait rien en terme de lisibilité. Avoir tous mes actes d’une même catégorie au même endroit est pour moi beaucoup plus explicite.

  • La visualisation des évenements liés à la source

Heredis propose dans les documents disponibles d’imprimer toutes les utilisations d’une source donnée. Vous trouverez cette fonction dans Documents – Listes de dictionnaires – Sources. Vous pouvez ainsi récupérer sous forme Word ou exporter en format .rtf les utilisations dans votre généalogie d’une source donnée. Si vous devez travailler une nouvelle fois sur un registre déjà étudié, ce qui m’arrive vraiment souvent, en éditant ce document avant de commencer à parcourir le registre, vous aurez sous les yeux les actes déjà retrouvés et intégrés. Je sais que c’est une fonction qui me permet de gagner du temps. Dommage qu’on ne puisse pas directement exporter les données de ce document vers Excel ou un tableur, c’est une fonctionnalité qui manque encore dans Heredis.

Où en suis je ?

Il y a un an que j’ai entrepris de modifier la gestion de mes sources, et je n’en suis même pas à la moitié du travail. Mais depuis un an, toute nouvelle donnée est entrée dans le logiciel ou sauvegardée sur mon disque dur en respectant les indications ci dessus, et à ce jour, je continue à apprécier cette façon de m’organiser. Elle correspond parfaitement à la façon dont je travaille avec mes sources et mes données. J’ai l’impression d’avoir enfin mis en place une organisation pérenne, un système que je n’ai pas envie de modifier au bout de quelques mois. Pourvu que ca dure …..

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