Vers une organisation pérenne


Il y a environ un an, Jimbo nous proposait sur son blog un article expliquant comment il avait choisi d’organiser ses sources généalogiques. A l’époque, je cherchais une organisation qui me convienne et qui puisse résister au temps et à ma façon de travailler. J’avais déjà plusieurs fois changé de façon de faire, et je ne trouvais rien qui me convienne vraiment. La plupart de mes sources sont numériques, je n’ai qu’assez peu de papier, qui vient soit de documents familiaux anciens, donc précieux, soit des papiers collectés avant que je débute mes recherches par mon père, ma mère et ma soeur, soit des documents reçus des mairies. Tout le reste, que ce soit bien sûr les recherches que je fais sur internet, ou les documents que je trouve moi même aux archives, est sous format numérique.

La façon dont on organise sa généalogie dépend forcément du logiciel qu’on utilise. C’est comme ça, demandez aux utilisateurs de SAP, logiciel de gestion intégrée pour grosses entreprises, ce que la mise en place a changé dans leur travail, tout le monde vous le dira. Une même tâche est encore malheureusement souvent fortement impactée dans sa réalisation par le logiciel qui va permettre de l’enregistrer dans la base de données concernée. J’utilise Heredis pour Windows, qui par défaut attache une source à un événement. Par exemple, l’acte concernant un mariage va générer une occurrence Source dans le dictionnaire des sources d’Heredis, et cette source sera ensuite liée à plusieurs événements mentionnés dans l’acte : mariage, naissance des protagonistes, décès des parents, domicile des témoins, …. En résumant, je vais dire qu’un acte va automatiquement être lié à une source. Si on laisse Heredis créer la source lui même, c’est d’ailleurs ainsi que le logiciel fonctionne.

Comme Jimbo, j’utilisais l’année dernière le principe : un acte = une source indépendante créée dans Heredis, cette source pouvant s’appliquer à plusieurs événements différents dans le logiciel. Donc chaque fois que je trouvais un acte que je souhaitais garder, je le sauvegardais sur le disque dur de mon ordinateur, en lui attribuant un nom du type AAAAMMJJ_Nom_Evenement, et je le classais dans un sous répertoire au nom du Sosa concerné, ou le plus proche.

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Les noms que je donnais aux fichiers n’étaient pas homogènes, et le classement à partir des Sosa laissait fortement à désirer. Et puis cerise sur le gâteau, non seulement le nombre de mes sources dans Heredis  augmentait sérieusement, mais en plus si je voulais savoir si j’avais déjà travaillé sur tel ou tel registre et ce que j’y avais trouvé, c’était un peu compliqué.

Modifier mon organisation me faisait peur, très peur, parce que je partais pour des mois, peut être des années, de mise à niveau.

Je me suis malgré tout lancé, en reprenant à mon compte le principe de Jimbo : une source = un registre ou un ensemble de registres et en appliquant le principe des petites touches préconisées par la Gazette des Ancêtres : j’allais utiliser immédiatement une nouvelle façon d’organiser mes fichiers et de gérer mes sources, et je retraiterais l’existant par petites étapes, plus tard, au fur et à mesure de mes recherches, ou quand j’aurais un peu de temps, mais le cerveau trop fatigué pour lire de vieux registres à l’encre passée.

 

Les bases de mon organisation actuelle
  • Une sauvegarde permanente sur le cloud

Tous mes fichiers généalogiques, y compris la sauvegarde automatique de mon logiciel Heredis, sont stockés sur un compte Dropbox, dans lequel je garde aussi de nombreux fichiers personnels, auxquels je peux ainsi accéder par tous mes appareils, ordinateur de maison, Ipad, téléphone mobile, ou directement sur internet le cas échéant. J’ai hésité avant d’utiliser Dropbox, mais après reflexion la perte de mes données me serait plus préjudiciable que le fait hypothétique que la NSA ou les grandes oreilles de la France y mettent leur nez. Avec Dropbox, mes fichiers sont stockés à la fois sur mon ordinateur – et donc accessibles même si ma connection internet est en panne – et sur les serveurs de Dropbox avec une mise à jour constante et immédiate dès que j’y apporte un changement. Je suis tellement satisfaite du service que j’ai cassé ma tirelire pour prendre un abonnement payant – pour le prix de trois séances de cinéma par an – grâce auquel j’ai droit à un quota de 1TO.

  • Une arborescence par nature

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Vous noterez que j’ai créé deux répertoires au niveau de mes photos de famille. En effet, je les scanne en haute résolution et en Tiff, mais ce format ne me permettait pas de les intégrer ensuite dans Heredis, où je peux maintenant les identifier. Donc je conserve les scans originaux dans le répertoire Photos_famille, puis j’en fais via Photoshop, dont j’ai par abonnement mensuel la dernière version sur mon PC, une copie en format Jpeg moins volumineuse, que je peux ensuite intégrer dans Heredis. A priori, cette organisation semble pour l’instant me convenir.

  • Des sources classées par type de sources

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J’ai créé plusieurs répertoires, correspondant aux différents types de sources avec lesquels je peux travailler, et des répertoires “tampons” pour stocker provisoirement les fichiers sur lesquels je n’ai pas encore travaillé. Le but est que la totalité de mes fichiers de références généalogiques soient stockés au même endroit sur mon disque dur.

Mes répertoires principaux sont les suivants :

l’état civil, bien sûr, dans lequel j’intègre aussi les registres paroissiaux. J’y classe tous les actes en utilisant une façon unique de nommer les fichiers :

AAAA_MM_JJ_Evenement_Nom_Prenom_Archives_Lieu

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Quand je transcris un acte, j’utilise le même nom de fichier, et je reporte ce nom de fichier dans les notes de l’événement dans Heredis.

les recensements, pour lesquels j’utilise un nomage de fichiers ressemblant, du type

AAAA_REC_Nom_Prenom_Archives_Lieu

les dossiers militaires, avec principalement deux dénominations possibles

 

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pour les fiches matricules que je télécharge

Classe_MAT_Matricule_Nom_Prenom_Archives_Bureau de recrutement

pour les fichiers de Morts pour la France que je conserve

AAA_MM_JJ_MPF_Nom_Prenom_Lieu

Pour certains dossiers volumineux, trouvés au SHD, par exemple le dossier d’officier de mon grand père, je crée un répertoire spécifique, en lui donnant le nom de l’ancêtre concerné.

les actes notariés, classés selon les cotes dans les archives concernées, même si je ne suis pas totalement persuadée que ce soit vraiment la bonne façon de les classer, puisque le patronyme concerné n’apparait nulle part dans le classement internet. Il est probable que je fasse encore quelques ajustements sur la gestion des fichiers issus de ce type de sources. L’intégration du patronyme dans le nom donné au fichier est important, puisqu’il va me permettre de faire des recherches directement dans mon ordinateur – sur un nom, sur une date, sur un lieu – et d’avoir à l’écran tous les fichiers comportant le critère indiqué. C’est une fonctionnalité de base de l’explorateur de fichiers que je n’exploitais pas assez auparavant dans ma généalogie.

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  • Une modification de l’utilisation de la base des Sources dans Heredis

Avant, mes sources dans Heredis ressemblaient à ça

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Ci dessus, pour chaque événement trouvé dans le registre de Beaulieu 1770-1792, j’avais une source différente.

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Dorénavant, pour chaque commune, je n’ai qu’un seul titre de source , “Etat Civil Commune” et autant de documents qu’il y a de registres disponibles dans cette commune. Pour la liste ci dessus, reprenant 11 actes trouvés dans le registre des BMS de Beaulieu sous Parthenay 1770-1792, j’avais 11 sources différentes. Désormais je ne vais en avoir qu’une seule.

Voici par exemple les sources concernant Latillé dans Heredis, puisque j’ai enfin fini de remettre à jour toute ma base concernant cette commune.

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Toutes les informations complémentaires, que j’indiquais auparavant au niveau de la source, sont maintenant indiquées dans la note de l’événement.

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J’indique dans la note le nom que j’ai donné à mon fichier numérique reprenant l’image de la source, que je vais pouvoir trouver facilement dans le répertoire Etat Civil sur mon disque dur – ou sur Dropbox si je suis loin de l’ordinateur. Si j’ai transcris l’acte, je l’ajoute aussi au niveau de la note, à la suite de la source.

Quand j’exporte mon GEDCOM sur Geneanet, j’exporte également les notes, et toutes les informations concernant les sources de mes recherches sont donc accessibles aux visiteurs de mon arbre en ligne.

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  • Une utilisation simplifiée

J’utilise les capacités de recherche de fichier incluses dans Windows pour retrouver un acte qui m’intéresse. Tous les actes du même type dont j’ai une copie sont classés chronologiquement, ce qui peut également conduire à de nouvelles découvertes, ou des mises en parrallèle de différentes branches de mon arbre. Si je cherche un acte concernant le patronyme Billard par exemple, la recherche va me ramener tous les actes que j’ai sauvegardés. C’est pour cela que j’ai supprimé le classement par Sosa qui ne m’apportait rien en terme de lisibilité. Avoir tous mes actes d’une même catégorie au même endroit est pour moi beaucoup plus explicite.

  • La visualisation des évenements liés à la source

Heredis propose dans les documents disponibles d’imprimer toutes les utilisations d’une source donnée. Vous trouverez cette fonction dans Documents – Listes de dictionnaires – Sources. Vous pouvez ainsi récupérer sous forme Word ou exporter en format .rtf les utilisations dans votre généalogie d’une source donnée. Si vous devez travailler une nouvelle fois sur un registre déjà étudié, ce qui m’arrive vraiment souvent, en éditant ce document avant de commencer à parcourir le registre, vous aurez sous les yeux les actes déjà retrouvés et intégrés. Je sais que c’est une fonction qui me permet de gagner du temps. Dommage qu’on ne puisse pas directement exporter les données de ce document vers Excel ou un tableur, c’est une fonctionnalité qui manque encore dans Heredis.

Où en suis je ?

Il y a un an que j’ai entrepris de modifier la gestion de mes sources, et je n’en suis même pas à la moitié du travail. Mais depuis un an, toute nouvelle donnée est entrée dans le logiciel ou sauvegardée sur mon disque dur en respectant les indications ci dessus, et à ce jour, je continue à apprécier cette façon de m’organiser. Elle correspond parfaitement à la façon dont je travaille avec mes sources et mes données. J’ai l’impression d’avoir enfin mis en place une organisation pérenne, un système que je n’ai pas envie de modifier au bout de quelques mois. Pourvu que ca dure …..

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20 commentaires sur “Vers une organisation pérenne

  1. Bonjour,

    Super l’article. Juste une petite question l’abonnement de Dropbox 1TO c’est pas plutôt 99 € par an que 3 places de ciné ? 🙂

    1. Merci du commentaire … Du coup je viens d’aller revérifier, et vous avez raison. Je me demande si je n’avais pas eu un tarif promotionnel la première année, et comme je trouve ça vraiment pratique, je suis restée. Disons qu’actuellement, ca fait une place de cinéma tous les deux mois 🙂 … Bon, j’envisage de quitter Dropbox pour revenir sur des serveurs français, ca va être une raison de plus de regarder ce qui se fait ailleurs et à quel prix

  2. Bonjour,
    Vraiment bravo pour cet article. Je suis ravie de voir comment d’autres personnes travaillent !
    Je fonctionne exactement pareil avec mon fichier heredis et les autres documents directement sur Dropbox. C’est mon fichier le plus précieux de mon ordinateur ! Je ne tient pas à le perdre !
    Pour le classement, j’aime beaucoup votre manière d’organiser. Je renomme les fichiers de là même manière pratiquement mais je n’ai pas encore tout bien classé dans mon ordinateur par contre. Les photos se trouvent autre part.
    Par contre je me pose beaucoup de questions pour les sources.
    Si je comprends bien, chaque acte entré dans Heredis vous en faites une capture tiff, jpeg ou pdf et vous le rajoutez à vos sources ?
    Pour ma part pour l’instant mes sources sont juste “AD 03” par exemple donc le nom d’une archive départementale pour les BMS et ensuite je copie le lien internet en bas. Et pour retrouver rapidement le document dans mes notes j’indique le numéro du registre et à quelle page il se trouve. Je n’en fais pas de copie. Si je veux à nouveau le consulter je me connecte au site des archives et c’est rapide à retrouver. Est-ce une erreur de ma part de ne pas faire de copie de l’acte en pdf ? Qu’en pensez-vous
    Car au final mes sources sont peu nombreuses et c’est rapide à faire.
    Encore bravo pour tout votre travail et votre partage sur votre site. Votre idée de l’alphabet pour créer des articles me plait bien. J’aimerais m’y mettre afin que ma famille apprenne des choses sur nos ancêtres car finalement j’ai du mal à parfois partager mes recherches avec les différents membres de la famille. Ce serait une solution pour partager.

    1. bonjour et merci pour ce commentaire
      En fait, je ne garde de copie d’écran, sous format .pdf ou .jpg, que pour les actes de ma lignée directe. En revanche, bien sûr pour chaque acte saisi, j’essaie d’avoir une source, dont je mets les informations à la fois dans l’écran source , avec globalement le registre d’où vient l’info, et en complément dans la partie note de l’acte lui même, où je précise le numéro de l’acte, la vue du registre, et eventuellement une précision pas saisie ailleurs que je pense utile
      Je garde ces copies pour ne pas avoir constamment quand je prépare un article ou quand je veux retravailler une lignée à avoir à me connecter sur internet. C’est juste un choix, cela me permet d’avoir accès à mes actes principaux, où que je sois, meme si je ne peux pas avoir internet. Mais votre façon de procéder est totalement valable aussi, et je pense qu’il n’y a pas d’erreur dans l’organisation de qui que ce soit. Notre organisation correspond à notre façon de chercher, à l’histoire de nos recherches, elle évolue avec noux.
      Quant au partage à travers le blog, je vous encourage à vous lancer. Poser sur papier ses recherches est un élément important à mon avis dans la compréhension de son arbre. Cela m’aide personnellement à mieux comprendre où j’en suis, ce qui me manque, et bien sûr parfois on fait de belles rencontres. Essayez, et si vous le faites, dites le nous, la communauté des bloggueurs généalogistes est conviviale et cordiale et sera ravie de vous assister et de vous accompagner
      Brigitte

  3. Bonjour,

    Je me permets de parler de ma méthode qui consiste à utiliser un dossier par ancêtre.
    Dans chaque dossier-ancêtre, il y a deux nouveaux dossiers pour les parents, et ainsi de suite.
    En fait, on recrée l’arborescence de l’arbre sur le disque dur.

    Ensuite, chaque ancêtre ayant son dossier, il suffit d’y ranger les fichiers le concernant (actes, infos, transcriptions, etc.).

    Pour les frères et sœurs, il suffit de créer un dossier “Frère – Lucien” dans le dossier d’un ancêtre, s’il avait un frère qui s’appelait Lucien, et d’y mettre tous les documents le concernant aussi.

    En 10 clics, on peut ainsi retrouver facilement les documents concernant un ancêtre précis à la 10e génération, en remontant la lignée qui nous mène jusqu’à lui, en allant de dossier en dossier.

    1. bonjour

      J’avais auparavant une organisation identique, mais l’accumulation des répertoires ne me convenait plus. Je préfère utiliser la recherche intégrée à l’explorateur de Windows, mais bien sûr c’est un choix qui appartient heureusement à chacun. Le but, c’est qu’on s’y retrouve et qu’on fonctionne bien, quelque soit l’organisation choisie

      MErci pour le commentaire
      Brigitte

  4. Bonjour,
    Je pratique autrement pour classer, ranger et surtout pouvoir RETROUVER facilement mes documents.
    Mais comme vous, j’ai mis longtemps à trouver une organisation convenable, satisfaisante.
    Aujourd’hui, j’ai plus de 30 généalogies différentes en mémoire. Toutes sont gérées selon le même modèle. Et ressortir une information est très facile car simple.
    Il faudrait, que comme vous, je me lance dans un article décrivant ma méthode. Mais pour l’instant, le temps me manque …
    Dernier point, j’utilise également HEREDIS Pro !

  5. Bonjour Brigitte

    Je viens de lire vos explications.
    Je vais essayer de m en inspirer, même si j ai déjà du mal avec GeneaNet et Heredis.

    Je fais beaucoup d erreurs en important des gedcom.( et crée X fois les mêmes ascendants…).

    Bref, je suis nulle.

    Auriez vous un conseil, une méthode un peu simplifiée pour des gens comme moi?.

    Je travaille sur papier surtout.

    Cordialement
    Clotilde

    1. Bonsoir Clotilde
      Personne n’est nul, on a tous des facilités dans différents domaines, on a parfois besoin d’un coup de main. Je n’arriverais pas à travailler sur papier, par exemple. Quand vous parlez d’importer des Gedcom, est ce dans Geneanet ? Si oui, pensez bien à écraser votre fichier, cela evitera la duplication. Et quand vous utilisez un logiciel, prenez toujours le temps de lire le manuel, ou au moins de chercher des explications lors de chaque nouvelle manipulation. N’hésitez pas non plus à poser des questions sur les forum d’utilisateurs, meme si parfois les réponses semblent un peu abruptes, il y a toujours quelqu’un pour répondre gentiment à vos questions. Bon courage, bonnes recherches, et faites vous plaisir.
      Brigitte

  6. Bonsoir Brigitte,
    merci pour ce partage très intéressant.
    J’avoue que je croule aussi sous les sources, et qu’il faut que je les reprenne en main.
    Le fait de faire une source par registre me gêne un peu, car ce n’est pas le fonctionnement natif de Heredis.
    Je m’explique : quand on utilise l’outil de saisie d’après un acte, la source créée correspond à un acte d’un registre pas à un registre. Il va falloir que je creuse comment concilier les deux.

    J’utilise aussi Dropbox mais d’une autre façon.
    J’ai tous mes fichiers dans un dossier sur mon disque.
    J’ai mis en place un outil de sauvegarde qui recopie sur dossier dans un dossier “sauvegarde” dans mon dossier Dropbox, qui est synchronisé sur le cloud. Je ne touche jamais à ce dossier “sauvegarde” qui doit me servir à restaurer les données en cas de perte de mon disque dur.

    @ bientôt

    Benoît

    1. Merci pour ce commentaire Benoit
      J’utilise moi aussi Heredis, et d’ailleurs Jimbo aussi … mais la façon dont Heredis gère et crée automatiquement les sources ne me convient pas tel quel. Meme si tous mes événements ne sont pas encore sourcés – erreur de débutante, j’ai mis plus de six mois d’utilisation d’Heredis à comprendre à quoi ça servait – plus un bon moment à chercher comment l’utiliser – plus de 75% de mes événements le sont, et si je n’avais pas changé de méthode, je tournerais à plus de 8000 sourves. Comme je fais pas mal de relevés exhaustifs et directement dans ma base – je ne vois pas l’intéret d’avoir plusieurs bases, j’y reviendrai un jour – ce qui m’intéresse dans ma méthode c’est de pouvoir avoir tous les événements que j’ai saisis à partir d’un registre particulier – qui est ici devenu une source. Ca me permet entre autre, grace à Visuged, de récupérer dans Excel l’intégralité d’une saisie d’un registre, pour la travailler ensuite différemment.
      Mais je suis totalement d’accord que ce n’est pas ainsi qu’Heredis fonctionne, et ca fait partie en fait des choses que je reproche au logiciel
      A bientôt
      Brigitte

  7. Merci pour cet article très intéressant sur l’organisation. J’ai aussi entrepris d’uniformiser et harmoniser mes sources à la fois dans mon logiciel de généalogie et sur mon ordinateur. Repenser le classement, regrouper les éléments éparpillés … Cela prend du temps, mais c’était devenu nécessaire pour moi.
    La lecture de cet article me fait aussi réfléchir sur la sauvegarde via dropbox …

  8. Hum intéressante réorganisation… qui mériterait peut-être que je me repenche sur la mienne, notamment pour gérer les sources annexes (recensement, militaire, actes notariés, etc…). D’autant plus que mon logiciel stocke dans un répertoire dédié toutes les photos que j’yinsère, je suis donc à l’abri des problèmes engendrés par des modifications de localisation de fichiers. Mais je doute abandonner ma numérotation sosa pour ce qui est de l’état civil des ancêtres direct, c’est aussi un outil pour voir les manquants ! (numéro inexistant, ou absence des 3 actes).

    Une interrogation en voyant tes captures d’écran ? pourquoi PDF ? parce que c’est l’export du visualiseur d’archives ? J’avais des jpeg et des pdf, j’ai tout repassé en PDF, pour ne pas être embêtée en cas d’insertion de fichier dans des documents, pour les aperçus dans l’explorateur, et de toute façon les PDF sont considérés comme des fichiers et non des illustrations par mon logiciel. Le seul avantage du pdf étant le double page, je fais soit des montages soit des _p1, _p2 (pour le multipage).

    1. Tout d’abord, merci pour la mention.

      Pour répondre à Maïwenn sur l’usage du numéro Sosa sur le nommage, j’y suis particulièrement opposé. Car cette numérotation dépend par essence de celui qui est de-cujus. Donc, à part tes frères et sœurs, personne ne partage ta numérotation. Peu pratique pour l’export.

      Malheureusement, il n’existe pas de système de classement idéal pour nos généalogies. Sinon, il est probable qu’il aurait déjà été trouvé et nous l’utiliserions tous.

      En tout cas, beau boulot et bon courage pour la fin de la mise à jour.

      1. ce à quoi je répondrais ce que j’ai déjà fait comme réponse : la numérotation sosa est aussi unique que la charte de nommage éventuellement utilisée par des généalogistes amateurs. Sur les dizaines d’actes déjà reçus, aucun ne comportait de charte de nommage, je les ai donc tous renommés. Et quitte à nommer des fichiers avec une logique, autant leur donner tous les éléments logiques qui peuvent me servir 🙂

        1. Effectivement, ton raisonnement se tient.

          Une question pour Brigitte: tu indiques que tes originaux sont sur tes répertoires Dropbox. Sont ils uniquement là ou bien sont ils d’abord sur un répertoire de ton DD, que tu copies sur Dropbox ?

          1. J’ai sur mon disque dur un répertoire Dropbox, et tout ce qui s’y trouve est immédiatement dupliqué sur les serveurs Dropbox 🙂 Je ne copie rien moi même, tout est automatique 🙂
            Pour le SOSA, si je peux intervenir dans votre conversation, je ne l’utilise plus dans les classements, ni en créant des répertoires par Sosa, ni en l’intégrant dans le nom des fichiers d’images sources, parce que ce n’est pas un élément dont je me sers. Je ne garde pas que les fichiers concernant mes ancêtres directs, du coup, si je fais de la généalogie descendante, un Sosa ne m’est pas utile. En revanche, un patronyme oui. Et je commence par la date de l’événement dans le nommage du fichier, pour qu’ils apparaissent dans un semblant d’ordre chronologique à l’écran.

  9. Je n’arrive pas à classer autrement que par ancêtre après je nomme : Nom_prenom_evenement_date_lieu
    Par contre je songe de plus en plus au cloud pour être certaine de ne rien perdre!
    Ton article est comme toujours très intéressant

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