Organisation, work in progress

Je suis une généalogiste presque Zero Papier … le presque, c’est pour la pile de documents, livres, revues, carnets de note stockée juste à coté de mon écran. Du moins pour mes sources, j’essaie d’être aussi numérisée que possible.

En 2012, après de nombreux errements, je suis passée sur Dropbox pour la sauvegarde en continu et le partage d’un certain nombre de mes fichiers – généalogiques et autres – y compris pour la sauvegarde automatique d’Heredis, que je fais directement sur Dropbox. Sauf si Dropbox plante, je suis en théorie en sécurité.

Mes interrogations depuis quelques semaines concernent la façon dont j’organise mes fichiers informatiques. Le problème commence à être crucial, j’ai actuellement 1700 fichiers pdf ou jpg de sources informatiques, et il est devenu incontournable que mon organisation soit enfin à peu près perenne et m’aide à avancer au lieu de me faire perdre du temps.

Après avoir beaucoup lu, je me suis dit que le type d’organisation que Sophie Boudarel évoque ici sur son blog serait le plus efficace pour moi : classer TOUT ce qui concerne ma généalogie dans des répertoires portant le numéro Sosa de mes ancêtres, aussi bien dans Evernote que sur mon PC – aka sur Dropbox. Et ce sera le nom de ce répertoire que j’indiquerai dans la zone “Classement” du logiciel Heredis. J’ai commencé par la partie Evernote, et j’ai redécouvert des notes enfouies dans des carnets improbables que j’avais bien sûr oubliées …

Le second aspect du problème concerne le nom – ou Titre dans Heredis – de la source. Pour être enfin cohérente, il faut que ce nom soit aussi le nom du fichier pdf ou jpg. Actuellement, ce n’est pas le cas.

Dans Heredis, mon titre suit la logique suivante : nom_prenom_date(aaaammjj)_lieu_evenement( sur deux caractères)

Copie d'écran du Dictionnaire des sources Heredis avant modification

Copie d’écran du Dictionnaire des sources Heredis avant modification

Dans Dropbox, dans lequel je suis depuis trois jours en train de réorganiser mes fichiers, précédemment stockés dans quatre répertoires globaux pour chacune des quatre branches que j’étudie, le système de nom est le suivant : date (aaaammjj)_patronyme_evenement.

Fichiers informatiques avant renommage

Fichiers informatiques avant renommage

 

Avec un peu plus de 1 600 fichiers, c’est devenu assez compliqué de m’y retrouver. Quand je travaille par exemple sur une ligne de vie, je pleure toutes les larmes de mon corps à vérifier ce que je possède déjà, ce que j’ai transcrit, je fais l’aller retour entre Heredis et Evernote et je m’en veux de ne pas avoir pris le temps de réfléchir un peu plus avant. Mais c’est en forgeant qu’on devient forgeron, et même si ma vie professionnelle m’a enseigné l’importance de l’organisation, je n’avais pas encore mesuré à quelle point une organisation de généalogiste doit être rigoureuse si on veut aller de l’avant.

Je viens de faire des tests sur le dictionnaire des sources de Heredis, et le fonctionnement de sa zone Recherche. Par rapport à ma façon de travailler, je vais renommer mes fichiers informatiques du même nom que celui de la source dans Heredis, en respectant la logique suivante : nom_prenom_date_lieu_evenement. Je suis donc partie pour renommer à la fois dans Heredis et dans mon répertoire Dropbox, occupation qui va me permettre de rester au chaud malgré la froidure hivernale.

L’inconvenient majeur de ce classement, c’est que tant dans Evernote que sur mon pc, l’entrée devient un numéro de Sosa. J’espère que je ne vais pas découvrir dans quelques semaines que c’était une erreur gravissime.

Voici donc à quoi devrait bientôt ressembler Heredis

Heredis après modifications

Heredis après modifications

 

et mes fichiers dans Dropbox.

Fichiers sources dans Dropbox

Fichiers sources dans Dropbox

 

Maintenant je croise les doigts pour que cette organisation tienne ses promesses au moins jusqu’à l’été …

Sources et Liens

 

 

 

Comments

  1. Petit Benoît says

    Bonjour :-)

    Je vois qu’on en est tous là, et un article sur l’organisation est toujours bon pour rappel: un des fondamentaux.
    J’en parlais justement hier dans mon article sur mes résolutions généalogiques 2013.
    http://mesracinesfamiliales.blogspot.fr/2013/01/resolutions-genealogiques-2013.html

    Pour Dropbox, ça m’a l’air très bien. Je suis juste un peu réticent sur son utilisation depuis que j’ai entendu que les fichiers stockés aux US appartiennent d’emblée au “Cloud” et donc peuvent être utilisés par le pays du lieu de stockage.
    Vous me direz que nous n’avons pas de dossiers à risques.

    Pour la numérotation,je n’avais jamais remarqué que nous puissions nommer les fichiers heredis…mais en quoi est-ce important de nommer ces fichiers …le plus important, ce sont les sources non? (excusez moi, dimanche matin oblige :-)

    Bon dimanche
    Benoît

    • Brigitte says

      bonjour Benoit, merci pour votre commentaire. J’avais bien lu votre article pour 2013, ca me rassure de voir que je ne suis pas la seule à me dire qu’il doit y avoir une autre façon de faire … Pour Dropbox, j’ai pas mal hésité, mais j’ai deux ordinateurs à la maison, plus un ipad, et je passais ma vie à me promener avec un disque dur pour promener mes fichiers avec moi, jusqu’au jour où j’ai oublié de sauvegarder le seul fichier un peu important que j’avais et que bien sur c’est là que l’ordinateur a crashé. Alors je suis passée à Dropbox en me posant des questions, mais c’est pour l’instant un moindre mal pour moi que de perdre 10 mois de travail, comme ca avait été le cas … Ce sont les sources dans Heredis que je nomme en n’utilisant pas le nom proposé automatiquement, le but est que le fichier numerique et la source aient le même nom – je sais que pour certains c’est une abherration, mais actuellement je ne vois pas de façon plus simple de m’y retrouver

      Bon dimanche à vous aussi
      Brigitte

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